Vous souhaitez aménager une salle de réunion ou améliorer celle que vous occupez déjà ? Voici 5 points dont il faut tenir compte pour garantir des séances agréables et efficaces.

1. Définir votre besoin

Pour trouver l’aménagement idéal pour votre salle de réunion, il faut tout d’abord bien définir l’usage que vous en aurez. Quel typologie de séance (présentation, échange, travail créatif…) ? Combien de participants ? Quels équipements sont nécessaires (écran, vidéo conférence, conférence call, tableau…) ? Vos collaborateurs viennent-il de l’extérieur ? Si oui, quels moyens de transports utilisent t’ils ? De quels services avez-vous besoin (accueil des participants, catering, etc). Bien connaitre votre besoin, vous permettra de penser à chaque détails et de créer un espace accueillant et fonctionnel.

2. L’acoustique et la confidentialité

Le confort acoustique est un élément à ne pas négliger. En effet, rien de plus déplaisant qu’une pièce qui raisonne lorsqu’on est en train de présenter son nouveau business plan !

Il est nécessaire d’apporter des éléments qui capteront le son et éviteront les réverbérations perturbatrices. Il existe de nombreuses solutions discrètes et décoratives : suspensions, panneaux muraux et autoportants ou même des sièges tapissés. Tous les éléments d’une pièce peuvent absorber le son et améliorer considérablement le confort acoustique.

3. L’aménagement

Selon le type de travail effectué, le choix des sièges et tables sera radicalement diffèrent. Pour une salle qui accueillera plusieurs usages, préférez des tables pliantes et mobiles qui vous permettront de réaliser facilement de nombreuses configurations : petits groupes de travail, conférence, conseil, auditoire, etc.

Pour vos séances informelles, préférez un salon prévu pour le travail : assise confortable et ferme, tables d’appoint mobiles pour ordinateur portable, prises électriques, écran mobile, tableau blanc. Grâce à ce type de salle, profitez de la convivialité d’une conversation d’équipe autour d’un café et de l’efficacité d’exécution d’une séance autour d’une table.

Pour les brainstormings ou les réunions dynamiques, optez pour une table haute et des assises flexibles qui favoriseront le mouvement et l’échange.

Un aménagement adapté à votre manière de travailler est essentiel pour optimiser l’efficacité de vos échanges.

4. La lumière

Une salle de réunion confinée et sans fenêtre vous donnera l’envie de finir avant même d’avoir commencé !

Installez de préférence votre salle de réunion dans un endroit qui profite d’une belle luminosité. La lumière du jour aide à créer un état d’esprit positif et favorise l’échange. Si toutefois, la pièce ne bénéficie pas d’ouvertures vers l’extérieur, laisser entrer la lumière naturelle de la pièce adjacente grâce à une cloison en verre ou en choisissant des luminaires adaptés. Enfin, portez un soin particulier au mobilier et à la décoration de manière à rendre la pièce accueillante et agréable.

5. Varier les emplacements et les typologies d’espace

Il n’est pas toujours nécessaire de se réunir entre quatre murs. En effet, il est tout à fait possible de créer une zone de travail collaboratif au centre d’un open space dans des modules spécialisés ou même en extérieur. Ces séances informelles sont, selon le type de travail à fournir, tout aussi efficaces et beaucoup plus agréables pour les collaborateurs.

Que ce soit pour résoudre une problématique d’espace, pour valoriser votre image de marque ou simplement pour offrir à votre équipe un lieu nouveau et stimulant, vous avez aussi la possibilité de louer une salle de réunion à l’extérieur de vos locaux. A l’instar de notre proworking à Genève, les centres d’affaires mettent à disposition des salles de réunion entièrement équipées et proposent de nombreux services pour vous faciliter votre organisation.

Bonnes séances !